O Básico da Contabilidade

Conceitos da Contabilidade

O GNUCASH é tão fácil de usar que você não precisa ter um conhecimento completo dos princípios de contabilidade para encontrar utilidade no software. Entretanto, você verá que alguns conhecimentos básicos de contabilidade que se mostrarão imprescindíveis, pois o GNUCASH foi concebido usando estes princípios como modelo. É altamente recomendado que você os entenda.

As 5 contas básicas

O grupo de regras das contas básicas relaciona todas as coisas em finanças dentro de cinco tipos fundamentais de ‘contas’. Isto é, tudo que é contabilizado pode ser colocado dentro de uma das cinco contas:

• Ativos (A) – coisas que você tem.
• Passivos (P) – coisas que você deve.
• Patrimônio Líquido [Equidade] (E) – valor líquido global.
• Receitas (R) – aumenta o valor em suas contas.
• Despesas (D) – diminui os valores em suas contas.

Está claro que é possível categorizar seu mundo financeiro dentro destes cinco grupos. Por exemplo, o dinheiro em sua conta do banco é um ativo, o cartão de credito ou financiamento é passivo, seu contracheque é uma receita e o custo do jantar da noite passada é uma despesa.

A equação da contabilidade

Com os cinco tipos de contas definidas, qual a relação entre elas? Como um tipo de conta afeta as outras? Primeiramente, o liquido (equidade) é definido pelos ativos e passivos. Isto é, seu patrimônio liquido é calculado pela subtração dos ativos menos o passivo.

Além disso, você pode aumentar o resultado liquido através das receitas e reduzir através das despesas. Isto se torna claro quando você recebe um contracheque que o torna ‘mais rico’ e quando você paga pelo jantar você se torna ‘mais pobre’. Isto é, expressado matematicamente naquilo que é conhecido como a Equação da Contabilidade:

Esta equação deve sempre ser balanceada, uma condição que pode apenas ser satisfeita se você entrar valores em contas múltiplas. Por exemplo: se você recebe dinheiro na forma de receita você deve ver um aumento real de seus ativos. Outro exemplo, você deveria ter um aumento em ativos se você tem um aumento paralelo em passivos.

Esta figura fornece uma visualização gráfica do relacionamento entre as cinco contas básicas. O patrimônio líquido (equidade) aumenta através das receitas e diminui através das despesas. As setas representam o movimento do valor.

Partida dobrada

A equação da contabilidade é o núcleo do método das partidas dobradas. Para toda mudança no valor de uma conta da equação da contabilidade deve existir uma contrapartida em outra. O conceito é conhecido como Princípio do Equilíbrio e é de fundamental importância para o entendimento do GNUCASH e outros sistemas que trabalham com partidas dobradas. No seu trabalho com o GNUCASH, você sempre estará preocupado com no mínimo duas contas para manter o equilíbrio entre contas.
Alterações no balanço (ou transferências de dinheiro) entre contas são feitas pelo débito de uma conta e simultaneamente o crédito em outra. Débitos e créditos contábeis não significam ‘redução’ ou ‘aumento’. Débitos e créditos aumentam certos tipos de contas e reduzem outras. Em contas de ativos e despesas, débitos aumentam o balanço e créditos reduzem no balanço. Em passivo, patrimônio líquido e receitas, os créditos aumentam o balanço e débitos reduzem o balanço.
Esta terminologia de contabilidade pode se confundir para os novos usuários, por isso o GNUCASH permite você usar os termos comuns de depósito e saque. Se você preferir os termos formais da contabilidade, você pode trocar os cabeçalhos das colunas dos registros na aba General sob Preferences.

Conceitos da entrada de dados

Na entrada de dados no GNUCASH você deve estar ciente dos três niveis de organização nos quais o GNUCASH divide seus dados: arquivos, contas e transações. Estes niveis estão presentes em suas ordens de complexidade, um arquivo contem muitas contas e uma conta contem muitas transações. Esta divisão é fundamental para o entendimento de como usar o GNUCASH.

Arquivos

O GNUCASH armazena as informações em arquivos de alto nível. Um arquivo pode ser armazenado em seu computador em um simples arquivo XML (em todas as versões do GNUCASH) ou em um base de dados SQL (na versao 2.4 ou superior).
Nota: SQL é pronunciado com ‘siquel’, então em linguagem falada e escrita diríamos ‘uma base de dados SQL’
Com o arquivo formato XML, o GNUCAH armazena seus dados em arquivos, usualmente no formato comprimido (embora isto pode ser alterado na aba General nas Preferencias da aplicação).
Com armazenamento SQL o GNUCASH armazena seus dados em uma base de dados sob a aplicação que foi escolhida (SQLite3, MySQL or PostgreSQL).
Você precisará de um arquivo ou base de dados principal para cada conjuto de contas a serem mantidas. Para aprender como criar e gerenciar os arquivos .gnucash, veja a seção chamada ‘Armazenando seus dados financeiros’.
Nota: se você acha que você precisa de mais de um conjunto de contas, você deve consultar um contador (ou escriturário) entes de continuar. Muitos usuários provavelmente terão apenas um arquivo de dados.
Arquivos de backup e log são gerados automaticamente pelo GNUCASH quando necessário. Arquivos de backup e log estão descritos na seção chamada ‘salvando e armazenando dados’.

Contas

Uma conta mantem o rastreamento do que você possui, deve, gasta ou recebe. Cada arquivo .gnucash pode conter qualquer numero de contas e cada conta pode conter muitas sub contas em um número arbitrário de niveis. Esta característica simples permite ao GNUCASH muito de sua força no gerenciamento de suas finanças, como você verá nos capítulos adiante.
Exemplos de contas incluem: contas de cheque, contas de investimento, contas de cartão de credito, hipotecas e empréstimos. Cada conta do GNUCASH rastreia a atividade da conta real e pode informar você de seus status.
Além disso, contas são também usadas para categorizar o dinheiro que você recebe ou gasta. Por exemplo, você pode criar contas de despesas para rastrear o dinheiro que você para em coisas especificas ou em mantimentos. Apesar de estas não serem as contas que você recebe de fato, estas permite a você determinar quanto de dinheiro esta sendo gasto em quais áreas.
Contas serão discutidas em maiores detalhes em um artigo exclusivo para elas.

Transações

Uma transação representa o movimento de dinheiro entre as contas. Sempre que você gasta ou recebe dinheiro ou transfere entre contas, estamos falando de transações.
Exemplos de transações são: pagamento da conta do telefone, transferência da conta de investimento para a conta corrente, compra de uma pizza, o saque em terminal de autoatendimento e o deposito do salário. Em breve será publicado um artigo aqui no blog que trata mais profundamente sobre as Transações.
Em partidas dobradas, as transações sempre envolvem no mínimo duas contas – uma conta fonte e uma conta de destino. O GNUCASH gerencia isto pela inserção de uma linha dentro da transação para cada conta que é afetada, e grava estas quantias envolvidas em cada linha. Uma linha dentro de uma transação que grava uma conta e quantidade de dinheiro envolvida é chamada de Split (divisão). Uma transação pode conter um número arbitrário de divisões.
Divisões das transações serão abordadas na seção chamada ‘Transações divididas’.


No próximo artigo trataremos sobre a interface do GNUCASH, em especial sobre suas questoes básicas.